Philip Urech arbeitet beim SEM als «Innovation Fellow». Gemeinsam mit Bürgerinnen und Bürgern hat er einen Prototyp entwickelt, mit dem ausländische Personen in der Schweiz ihre Möglichkeiten für eine Einbürgerung klären können.
Am Anfang stand die Frage: Was kann beim SEM mithilfe von gezielter Innovation innerhalb eines Jahres erreicht werden? Philip Urech, vertraut mit IT und Innovationsprozessen, war der Mann, der diese Frage beantworten sollte.
Ein Jahr reicht natürlich nicht aus, um das Rad der Migration neu zu erfinden. Wo fängt man also an? Philip Urech analysierte als erstes die vielen Bürgeranfragen, die täglich beim SEM eingehen. Rasch kristallisierte sich das Thema Einbürgerung als Kandidat für das Experiment heraus.
Ein Formular für jeden Fall
Wer sich in der Schweiz einbürgern lassen will, muss ein Gesuch stellen, das gilt für jeden und jede. Doch damit hat es sich schon fast mit den Gemeinsamkeiten. Welche Bedingungen genau erfüllt und welche Fragen beantwortet werden müssen, hängt stark von der Situation der jeweiligen Person ab. Ist sie Bürgerin eines EU- oder EFTA-Staats? Ist sie mit einem Schweizer oder einer Schweizerin verheiratet? Wie lange lebt sie bereits in der Schweiz? Wie alt ist sie? Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen lauten, ist ein anderes Formular einzureichen.
Eine Person gezielt durch all diese Fragen zu lenken, damit sie am Schluss weiss, was für sie gilt – das wurde im Lauf der Zeit zu Philip Urechs Ziel.
Iteration um Iteration um Iteration
Urech arbeitete nicht allein. Er setzte konsequent auf Innovations-Prozesse, in denen die unterschiedlichsten Menschen ihr Fachwissen und ihre Meinung einbringen konnten – sogenannte Ko-Kreation. Sowohl Fachleute des SEM, als auch betroffene Ausländerinnen und Ausländer waren beteiligt. «Wir haben dabei nichts Neues erfunden, sondern erprobte Prozesse angewendet», sagt Philip Urech. Design-Thinking. Rapid Prototyping. Agile Development. Und wie die Begriffe alle heissen. «Das wichtigste war es, Fachleute und Endanwenderinnen laufend einzubeziehen.»
Regelmässig lud Philip Urech zu «Sprint Reviews» ein – einem Instrument, das in der Informatik heute gang und gäbe ist. Interessierte Personen erhielten alle zwei Wochen Einblick in den Prozess und gaben im Gegenzug wertvolles Feedback.
So entstand im Lauf der Monate ein Prototyp, der aufzeigte, wie sich Ausländer dereinst mittels Selbst-Check durch den Prozess klicken könnten – Schritt für Schritt, bis sie am Schluss beim richtigen Gesuchsformular landen. Zur Darstellung des Prozesses dienten sogenannte Mock-Ups – also Bildschirm-Entwürfe, durch die man sich zwar klicken kann, die aber noch nicht die volle Funktionalität haben.
Am Ende steht ein neuer Anfang
Innovation ist nie ein abgeschlossener Prozess, und eine Runde führt jeweils unweigerlich zur nächsten. Doch nach einem Jahr ist der Prototyp bereit für die Umsetzung, und Urech sagt zufrieden: «Ich glaube, wir haben das Maximum herausgeholt.» Er erinnert sich an die zahlreichen Feedbacks, Kritiken und Anregungen der involvierten Personen. Besonders geblieben ist ihm eine Frau, die nicht erwartet hatte, dass der Staat die Bevölkerung in einen solchen Prozess involviert. «Hier fühle ich mich als Bürgerin wirklich ernst genommen», meinte sie. Mehr kann man sich nicht wünschen.
Innovation Fellowship Programm des Bundes
Das Eidgenössische Personalamt fördert in Zusammenarbeit mit dem «staatslabor» die Innovation in der Bundesverwaltung und hat dazu ein «Innovation Fellowship Programm» eingeführt.
Lionel Kapff, Chef Steuerung&Forschung beim SEM, hat die Programmteilnahme organisiert und Philip Urech als Innovation Fellow für das SEM gewinnen können. Der Titel des eingegebenen Projekts lautete: «Digitaler Verwaltungsassistent zur optimierten Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern und anderen Anspruchsgruppen». Das innovative Projekt mit dem Einbürgerungs-Selbst-Check konnten Kapff und Urech bereits an zahlreichen Veranstaltungen vorstellen (Bild unten). Die Zwischenergebnisse haben bewirkt, dass das «Innovation Fellowship Programm» nun in der Bundesverwaltung verankert wird.
