Philip Urech è l’«Innovation Fellow» della SEM. Insieme a un gruppo di cittadine e cittadini, ha sviluppato un prototipo che consente alle persone straniere in Svizzera di chiarire le loro opzioni di naturalizzazione.
All’inizio ci si è chiesti: cosa si può ottenere alla SEM sull’arco di un anno grazie a un’innovazione mirata? Philip Urech, esperto di IT e di processi di innovazione, era l’uomo giusto per rispondere a questa domanda.
Ovviamente un anno non basta per reinventare la ruota della migrazione. Ma allora da dove iniziare? Philip Urech ha cominciato con l’analizzare le numerose richieste di cittadini che ogni giorno arrivano alla SEM. Il tema della naturalizzazione è rapidamente emerso come il candidato giusto per l’esperimento.
Un modulo per ciascun caso
Chiunque desidera farsi naturalizzare in Svizzera deve presentare una domanda. Non ci sono eccezioni. Ma con questo i punti in comune sono bell’e finiti. Quali condizioni debbano essere esattamente soddisfatte e a quali domande si debba rispondere dipende fortemente dalla situazione della persona in questione: ha la cittadinanza di uno Stato UE o AELS? È coniugata con un cittadino o una cittadina della Svizzera? Da quanto tempo risiede in Svizzera? Quanti anni ha? In funzione delle risposte a queste domande occorre inoltrare un modulo diverso.
Guidare una persona in modo mirato attraverso tutte queste domande, cosicché alla fine sappia cosa fa al caso suo: questo è diventato col tempo l’obiettivo di Philip Urech.
Iterazione dopo iterazione dopo iterazione
Philip Urech non ha lavorato da solo. In ogni circostanza ha impostato il proprio operato su processi innovativi, invitando le persone più diverse a esprimere il proprio parere e a condividere il proprio know-how – processo detto di co-creazione. Hanno preso parte al processo sia specialisti della SEM sia persone straniere interessate. «Non abbiamo inventato nulla di nuovo, abbiamo applicato processi collaudati», spiega Philip Urech. Design-Thinking. Rapid Prototyping. Agile Development. E altri processi dai nomi non propriamente di immediata comprensione. «L’aspetto più importante è stato il coinvolgimento costante di professionisti e utenti finali.»
Philip Urech ha invitato regolarmente le persone coinvolte a partecipare a sprint reviews – uno strumento del tutto imprescindibile nel mondo informatico di oggi. Le persone interessate sono state informate quindicinalmente in merito all’avanzamento del processo. I loro preziosi feedback sono confluiti nei lavori successivi.
Nel corso dei mesi è così stato messo a punto un prototipo che mostrava come un giorno gli stranieri grazie a una funzione self-check avrebbero potuto cliccare attraverso il processo, passo dopo passo, fino a raggiungere il modulo di domanda corretto. Per illustrare il processo sono stati utilizzati cosiddetti mock-up, ossia bozze di schermate sulle quali è possibile cliccare ma che non hanno ancora tutte le funzionalità.
E per finire un nuovo inizio
L’innovazione è un processo che non è mai finito e da ogni fase nasce inevitabilmente la prossima fase. Tuttavia, a un anno di distanza, il prototipo è pronto per l’uso. Philip Urech è soddisfatto: «Credo che abbiamo ottenuto il massimo.» Ricorda i numerosi riscontri, critiche e suggerimenti delle persone coinvolte. Il ricordo più pregnante è quello di una donna incredula all’idea che uno Stato coinvolgesse la popolazione in un simile processo. Essa diceva «qui mi sento presa davvero sul serio in quanto cittadina». Che cosa chiedere di più?
Il programma Innovation Fellowship dell’Amministrazione federale
L’Ufficio federale del personale, in collaborazione con «staatslabor», promuove l’innovazione nell’Amministrazione federale e ha introdotto a tal fine un «programma Innovation Fellowship».
Lionel Kapff, capo Controllo&Ricerca alla SEM, ha organizzato la partecipazione al programma ed è riuscito a reclutare Philip Urech come Innovation Fellow per la SEM. Il progetto era intitolato: «Assistente digitale di gestione per una comunicazione ottimizzata con i cittadini e altri gruppi d’interesse». Lionel Kapff e Philip Urech hanno già avuto modo di presentare l’innovativo strumento di self-check in materia di naturalizzazione in occasione di diversi incontri ed eventi (vedi immagine sotto). I risultati intermedi hanno fatto sì che il «programma Innovation Fellowship» sia ora radicato nell’intera Amministrazione federale.
