«Ci siamo preparati per tempo al lockdown».
La coincidenza della pandemia di COVID-19 con la sostituzione dei dispositivi informatici è stata un compito logistico erculeo. La responsabile dell’infrastruttura IT, Daniela Schmutz, fa un bilancio.
Sostituzione dei dispositivi in tempi di pandemia
«Ogni quattro anni, tutte le postazioni di lavoro della SEM vengono sostituite. All’inizio di marzo 2020 eravamo nel mezzo di una tale fase di sostituzione: il ciclo di vita di molti computer portatili, monitor e sistemi stava per finire o aveva già raggiunto una fase critica. Allo stesso tempo, l’attenzione generale si concentrava sempre più sul coronavirus. Il 14 marzo 2020 il dado era tratto: per evitare il contatto diretto, abbiamo sospeso la sostituzione dei dispositivi e dopo due soli giorni il Consiglio federale ha annunciato il lockdown. Per essere in grado di completare la sostituzione delle attrezzature abbiamo elaborato rapidamente vari scenari da implementare in base all’evoluzione della situazione pandemica. Anche se in estate la situazione si è lentamente calmata, abbiamo sempre pensato che la seconda ondata sarebbe arrivata. E così è stato: il numero di casi è aumentato di nuovo e le misure sono state inasprite. Ma eravamo preparati. A novembre e dicembre 2020, abbiamo sostituito le restanti 900 unità - con procedure pianificate in dettaglio e norme igieniche molto severe».
Un lockdown previsto
«La comunicazione da parte dei vertici è sempre stata molto buona. Abbiamo ricevuto aggiornamenti costanti sulla situazione della pandemia e già a febbraio ci è stato detto di portare a casa i nostri computer portatili ogni sera. Questo ci ha permesso di essere relativamente ben preparati per un’emergenza. La nostra divisione era consapevole del fatto che con l’obbligo del telelavoro per tutti i dipendenti della SEM avremmo avuto parecchio da fare. Ma, naturalmente, non si può prevedere tutto e di conseguenza ci sono effettivamente state alcune sfide da gestire».
Soluzioni pragmatiche
«Nella prima fase del lockdown, la nostra divisione ha ricevuto numerose telefonate ed e-mail. I colleghi chiedevano di avere infrastrutture da ufficio per casa, soprattutto cuffie, docking station e monitor. Data l’eccezionalità della situazione, siamo stati molto accomodanti e abbiamo cercato di soddisfare al meglio le richieste dei collaboratori. Per ridurre le richieste di supporto tecnico abbiamo creato dei tutorial; anche questa iniziativa è stata ben accolta. Ci sono pure state richieste di applicazioni per la videotelefonia. Alla SEM generalmente lavoriamo con Skype, ma nell’ambiente internazionale a volte si usano altri programmi. Anche al riguardo, quando possibile, abbiamo accolto le richieste e predisposto l’uso di soluzioni software alternative».
Un’esperienza che ha lasciato il segno
«Per una collega classificata come paziente ad alto rischio e riluttante ad uscire di casa, una collaboratrice del reparto IT si è spostata appositamente di domenica per ridurre al minimo i rischi legati a questo scambio di attrezzature. Sono stata estremamente toccata dal sentimento di solidarietà e dalla disponibilità reciproca durante questo periodo impegnativo».
