«Wir haben uns frühzeitig auf den Lockdown vorbereitet.»

Das Zusammentreffen der Corona-Pandemie mit dem Austausch von IT-Produkten war eine logistische Herkulesaufgabe. IT-Infrastrukturmanagerin Daniela Schmutz schaut zurück.

Daniela Schmutz, Staatssekretariat für Migration

Geräteaustausch in Pandemiezeiten

«Alle vier Jahre werden sämtliche Arbeitsplatzsysteme im SEM ausgetauscht. Anfang März 2020 befanden wir uns mitten in einer solchen Austauschphase – der Lebenszyklus vieler Laptops, Monitore und Systeme neigte sich dem Ende zu oder hatte bereits ein kritisches Stadium erreicht. Gleichzeitig rückte zu diesem Zeitpunkt das Coronavirus immer stärker in den Fokus der allgemeinen Aufmerksamkeit. Am 14. März 2020 war es dann so weit: Um den direkten Kontakt zu vermeiden, stoppten wir den Geräteaustausch und nur zwei Tage später verkündete der Bundesrat den Lockdown. Um den Geräteaustausch abschliessen zu können, arbeiteten wir mit Hochdruck verschiedene Szenarien aus – je nach Entwicklung der Coronasituation. Zwar beruhigte sich die Situation im Sommer langsam, aber wir gingen stets davon aus, dass die zweite Welle kommen würde. Und sie kam dann auch: Die Fallzahlen stiegen wieder an und die Massnahmen wurden verschärft. Doch wir waren vorbereitet. Im November und Dezember 2020 ersetzten wir die verbliebenen 900 Geräte – mit detailliert geplanten Abläufen und sehr strikten Hygienevorschriften.»

Den Lockdown antizipiert

«Die Kommunikation von ganz oben war stets sehr gut. Wir erhielten laufend Updates zur Situation rund um die Pandemie und wurden schon im Februar aufgefordert, unsere Laptops jeden Abend nach Hause zu nehmen. So konnten wir uns relativ gut auf den Ernstfall einstellen. Unsere Abteilung war sich bewusst, dass mit der Homeofficepflicht für alle SEM-Mitarbeitenden einiges auf uns zukommen würde. Aber man kann sich natürlich nicht auf alles vorbereiten und folglich gab es schon einige Herausforderungen zu meistern.»

Pragmatische Lösungen

«In der ersten Phase des Lockdowns erhielt unsere Abteilung zahlreiche Telefonanrufe und E-Mails. Die Kolleginnen und Kollegen fragten nach Büroinfrastruktur für zu Hause: Headsets, Docking Stations, Bildschirme wurden vor allem nachgefragt. Aufgrund der Ausnahmesituation waren wir sehr entgegenkommend und versuchten, die Wünsche der Mitarbeitenden, so gut es ging, zu erfüllen. Um technische Anfragen zu reduzieren, erstellten wir Tutorials – auch das kam gut an. Es gab auch Anfragen bezüglich der Anwendungen für die Videotelefonie. Im SEM arbeiten wir grundsätzlich mit Skype – im internationalen Umfeld werden jedoch zum Teil andere Programme verwendet. Auch hier gingen wir, wenn möglich, auf die Bedürfnisse ein und arrangierten den Einsatz von alternativen Softwarelösungen.»

Ein prägendes Erlebnis

«Für eine Mitarbeiterin, die als Hochrisikopatientin eingestuft war und das Haus ungern verliess, reiste eine IT-Mitarbeiterin extra an einem Sonntag an, um die Risiken bei diesem Gerätetausch zu minimieren. Das gemeinsame Miteinander und die gegenseitige Hilfsbereitschaft in dieser fordernden Zeit haben mich extrem berührt.»

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Daniela Schmutz: «Rückblickend betrachtet haben wir vieles richtig gemacht.»
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«Viele Updates konnten im Heimnetzwerk gemacht werden – das war vor Corona nicht möglich.»
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«Die Kooperation mit den Aussenstandorten hat sehr gut funktioniert, wir zogen am gleichen Strick.»
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«Der Geräteaustausch im November und Dezember lief reibungslos ab – unter diesen herausfordernden Umständen keine Selbstverständlichkeit.»
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«Wir haben von Beginn an mit einer zweiten Welle gerechnet und liessen uns auch von den tiefen Zahlen während des Sommers nicht beirren.»
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«Aus meiner Sicht hat Homeoffice Licht- und Schattenseiten.»