«Abbiamo scritto una pagina di storia»

Quando in primavera i profughi ucraini facevano la fila davanti ai centri federali d’asilo, le colleghe e i colleghi da tutti i dipartimenti, dalla Cancelleria federale e dai Servizi del Parlamento ci hanno aiutato a gestire il grande afflusso. Ripensiamo con gratitudine a questo intervento di sostegno all’interno dell’Amministrazione federale, finora unico nel suo genere.

Erano in molti e arrivavano velocemente: a inizio marzo migliaia di profughi provenienti dall’Ucraina sono giunti in Svizzera per cercare riparo dalla guerra scoppiata nel Paese. Nell’intento di concedere loro protezione nel modo più rapido possibile e senza ostacoli burocratici, il 12 marzo il Consiglio federale aveva attivato lo statuto di protezione S, una nuova procedura che, pur contemplata nella legge sull’asilo, fino a quel momento non era mai stata applicata. Pertanto la SEM ha dovuto svilupparla ad hoc e, allo stesso tempo, metterla in atto. Un’impresa titanica: ogni giorno, infatti, nei centri federali d’asilo della Confederazione arrivava un numero di persone pari al numero di richiedenti che di solito arriva in un mese. In questa situazione di emergenza sia le nostre strutture sia le nostre colleghe e i nostri colleghi hanno raggiunto il limite delle proprie capacità.

Enorme solidarietà

«Tre misure inerenti al personale hanno contribuito a superare la crisi», tira le somme ripensando a quei giorni Meret Stoppia, responsabile delle Risorse umane della SEM. Come prima misura immediata, d’intesa con la direzione allargata è stato messo in piedi il «Pool di sostegno Ucraina»: colleghe e colleghi da tutti gli ambiti della SEM si sono proposti volontariamente per dare manforte alle unità sulle quali gravava la mole di lavoro più ingente. «La solidarietà è stata enorme», afferma Stoppia. «Nel giro di pochissimo tempo abbiamo riunito 110 persone che dall’oggi al domani si sono ritrovate a svolgere compiti particolari presso i centri federali d’asilo».

Allo stesso tempo si è rivelato necessario fornire sostegno impellente anche al personale specializzato nell’identificazione. L’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC) e l’Ufficio federale di polizia (fedpol) hanno messo a disposizione, in modo rapido e senza ostacoli burocratici, colleghe e colleghi affinché fosse possibile identificare le persone richiedenti l’asilo e quelle richiedenti protezione e verificare i loro documenti. Ad oggi sono intervenuti per prestare manforte alla SEM circa 200 colleghe e colleghi dell’UDSC e di fedpol.

133 persone in più nel pool di sostegno

«Poiché l’ondata di profughi non accennava a diminuire abbiamo pensato di allargare il pool di sostegno della SEM a tutta l’Amministrazione federale», racconta Stoppia. Uno sforzo senza precedenti: non si era mai visto infatti un tale pool di sostegno interdipartimentale. Anche la risposta all’appello è stata senza uguali: si sono fatte avanti 120 persone da svariati uffici federali che sono state impiegate per diversi mesi presso le varie sedi della SEM. In questo modo hanno dato il cambio a quelle collaboratrici e a quei collaboratori della SEM che in precedenza per settimane, e spesso senza giorni di riposo, avevano lavorato incessantemente. A poco a poco, con l’assunzione di nuove collaboratrici e nuovi collaboratori tramite uffici di collocamento e con la creazione di posti alla SEM, a fine agosto la maggior parte delle dipendenti e dei dipendenti della Confederazione ha potuto fare ritorno al proprio posto di lavoro originario.

Una storia di successo

«Il pool di sostegno per l’Ucraina si è rivelato un successo», afferma Stoppia, che con orgoglio aggiunge: «Abbiamo scritto una pagina di storia dell’Amministrazione federale». Tutto ciò è stato possibile grazie alla disponibilità di molti dipendenti della SEM e dell’Amministrazione federale nonché all’aiuto delle Risorse umane e dei servizi informatici della SEM che, con il loro operato flessibile e funzionale, hanno accelerato i processi e fornito a tutte le persone del pool le autorizzazioni e gli strumenti informatici necessari. Le esperienze acquisite durante questi interventi saranno raccolte in modo sistematico e valutate da un’azienda esterna, «affinché possiamo perfezionare ulteriormente l’idea di pool di sostegno e fare tesoro delle esperienze per il futuro», chiosa Stoppia. «Una cosa è certa: se dovesse riproporsi una situazione simile vogliamo farci trovare ancora più pronti e più flessibili».

Un modello che potrà essere utilizzato anche in futuro

Le esperienze acquisite grazie ai pool di sostegno per l’Ucraina della SEM e di tutta l’Amministrazione federale serviranno da ispirazione anche per la nuova strategia per il personale della Confederazione 2024-2027; in futuro infatti il Consiglio federale intende impiegare il personale federale in modo più flessibile ed efficiente nei casi in cui un’unità amministrativa sia chiamata a svolgere una mole di lavoro particolarmente gravosa e necessiti con poco preavviso di risorse supplementari a livello di personale. Sono state prese le prime decisioni al riguardo e sono state create le relative basi legali nell’ordinanza sul personale federale.