« Nous avons écrit l'histoire »

Au printemps, les réfugiés ukrainiens arrivaient toujours plus nombreux dans les centres fédéraux pour requérants d’asile (CFA) et des collègues de tous les départements, de la Chancellerie fédérale et des Services du Parlement nous ont aidé à maîtriser cet afflux. C'est avec reconnaissance que nous nous remémorons cette action de soutien inédite au sein de l'administration fédérale.

Un afflux rapide : au début du mois de mars, des milliers de personnes qui ont fui le conflit armé en Ukraine ont cherché protection en Suisse. Le 12 mars 2022, le Conseil fédéral a activé le statut de protection S afin d'accorder le plus rapidement et le plus simplement possible une protection à ces personnes. Cette procédure, prévue dans la loi sur l'asile, n'avait encore jamais été appliquée. Le SEM a donc dû définir les modalités de cette procédure et la mettre en pratique directement. Un travail de titan. Les centres fédéraux voyaient arriver chaque jour autant de personnes à protéger que de requérants d'asile enregistrés en un mois. Cette situation de crise a poussé nos structures et nos collègues à la limite de leurs capacités.

Une solidarité énorme

« Trois mesures en matière de personnel ont contribué à surmonter cette crise », estime Meret Stoppia, cheffe des ressources humaines au SEM. En concertation avec le comité directeur, elle a pris une première mesure d'urgence en constituant une équipe de soutien interne au SEM consacrée à l'Ukraine: des collègues de tout le SEM se sont portés volontaires pour soutenir les unités du SEM fortement sollicitées. « La solidarité était énorme », se félicite Meret Stoppia. « En un temps record, 110 collègues ont répondu à l'appel et se sont retrouvés, du jour au lendemain, en train d'accomplir une mission spécifique dans les CFA. »

Il s'est également avéré que nos spécialistes en matière d'identification avaient besoin d'être soutenus de toute urgence. L'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF) et l'Office fédéral de la police (fedpol) ont mis des membres de leur personnel à notre disposition, rapidement et simplement, pour permettre l'identification de tous les requérants d'asile et de toutes les personnes à protéger ainsi que l'examen de leurs documents d'identité. À ce jour, près de 200 collègues de l'OFDF et de fedpol ont apporté leur aide au SEM.

133 collègues en plus dans l'équipe de soutien

« Comme l'afflux de réfugiés ne diminuait pas, nous avons eu l'idée d'élargir l'équipe de soutien à l'ensemble de l'administration fédérale », explique Meret Stoppia. Un plongeon dans l'inconnu. Jamais encore une telle équipe de soutien interdépartementale n'avait été constituée. Et là encore, l'appel a rencontré un écho sans pareil : 120 personnes des offices fédéraux les plus divers se sont annoncées et ont accompli une mission de plusieurs mois en tant que membres de l'équipe de soutien Ukraine dans un des sites du SEM. Elles ont remplacé les collaborateurs du SEM qui ont assuré un service continu pendant des semaines et, souvent, sans jour de repos. Il a fallu attendre fin août pour que le recrutement de nouveaux collaborateurs via des bureaux de placement temporaire et des postes à pourvoir au SEM permette à la plupart des employés fédéraux de retourner dans leurs offices d'origine.

Un véritable succès

« Pour nous, l'équipe de soutien est une grande réussite », se réjouit Meret Stoppia. Et d'ajouter non sans fierté : « Nous avons écrit un pan d'histoire au sein de l'administration fédérale ». Ce succès est à mettre à l'actif des nombreux collaborateurs du SEM et de l'administration fédérale qui se sont engagés, mais également des équipes RH et informatiques du SEM, dont l'organisation légère et flexible a permis d'accélérer les processus d'entrée et de fournir les autorisations et équipements informatiques nécessaires à tous les membres de l'équipe. Les expériences réalisées pendant cette action sont systématiquement recueillies et évaluées par une entreprise externe « pour que nous puissions affiner encore cette idée d'équipe de soutien et tirer des enseignements pour l'avenir » déclare Meret Stoppia. « La prochaine fois qu'une situation similaire se produira, nous souhaitons y faire face de manière encore plus efficace et flexible. »

Un modèle d'avenir

Les expériences réalisées par les équipes de soutien Ukraine à l'échelon du SEM et de l'administration fédérale doivent également être intégrées dans la nouvelle stratégie du personnel de la Confédération 2024-2027. En effet, le Conseil fédéral souhaite pouvoir affecter le personnel fédéral de manière plus souple et plus efficace aux unités administratives particulièrement sollicitées qui ont rapidement besoin de personnel supplémentaire. Les premières décisions en ce sens ont été prises et les bases légales nécessaires ont été créées dans l’ordonnance sur le personnel de la Confédération.